Fazer uma reunião de negócios é extremamente importante para poder alinhar pensamentos e estratégias com a sua equipe. Vão existir momentos que só mandar um e-mail não vai adiantar, e você vai precisar sentar e conversar com as pessoas, e isso pode não ser tão fácil.
Apesar de sermos seres extremamente sociáveis, somos também seres que se distraem facilmente. Para alguém perder o foco durante uma reunião é bem fácil, e isso pode acabar com a produtividade da mesma.
Temos que repetir que a ideia de uma reunião é deixar todos alinhados, todos sem uma mesma direção, e isso não acontece quando uma pessoa não leva a reunião a sério do jeito que deveria.
Com isso, não estamos dizendo que a culpa é da sua equipe, se distrair é fácil, e parte da responsabilidade de manter uma reunião interessante é de quem a conduz, que faz com que ela aconteça de forma simples e objetiva.
Então se você está tendo dificuldades de manter o foco seu ou da sua equipe durante as reuniões, talvez seja o momento de repensar as táticas que você tem usado.
E hoje estamos aqui para ajudar você nesse quesito. Hoje vamos listar algumas dicas de como você pode fazer com que sua reunião tenha menos distrações e seja a mais produtiva possível.
Tenha tudo o que você vai falar perfeitamente planejado
A primeira coisa obviamente é você se planejar. E não estamos falando apenas das pautas. Repassar tudo o que você vai falar dentro de cada uma delas, para que você não se perca dentro de um assunto.
Crie subpastas dentro das pautas, para que você tenha um caminho exato e não seja redundante. A redundância em um discurso pode facilmente perder a atenção das pessoas em volta, então tenha um caminho certo na direção das suas palavras.
Mais do que isso, não esqueça nada, não volte em assuntos que já passaram, faça com que o foco da conversa seja sempre aquilo, quando um assunto for deixado para trás, ele não volte mais, para que você não fique se perdendo a todo momento.
Faça com que todos leiam a pauta antes da reunião
Não adianta que só você chegue na reunião sabendo que vai falar, a equipe toda tem que chegar sabendo sobre o que vão falar e ouvir lá. Faça com que todos saiam da pauta com antecedência, seja mandando por e-mail, ou pela forma de comunicação que você preferir.
O importante é que ninguém chegue lá despreparado para um assunto. Se todo mundo já sabe do que vão falar, eles vão chegar bem preparados, e é exatamente isso que vai fazer com que eles não percam o foco durante o papo.
Se quiser ser mais direto ainda, você pode deixar a pauta e sub pauta que você vai abordar durante o tema, assim não vai ter uma desculpa do porque aquela pessoa não sabe do que você está falando ali.
Tenha todo o tempo perfeitamente calculado
Se você vai começar a reunião às 6, e ela vai ter duas horas de duração, você precisa estipular quanto tempo você pode gastar em cada um dos assuntos que você aprende a discutir E existe um motivo muito específico para isso.
Se você tem um tempo limite para cada assunto, você vai ter que ser o mais direto possível, tendo que abordar cada tema sem enrolar. Isso vai treinar você a ser cada vez mais pontual, cada vez mais direto nos seus assuntos.
Isso sem falar que dessa forma a sua reunião vai começar e acabar na hora, dando a todos um tom de urgência e seriedade nas reuniões, com todos sabendo que não vai ter enrolação, e se um assunto passar ele não vai voltar, sendo obrigados a ter mais foco.
Além disso, também é importante lembrar que muitos escritórios têm regras para utilização da sala de reunião, e se você se atrasar na sua, pode acabar atrasando outras pessoas depois, que gostariam de usar a sala mas está ocupada por você.
Seja objetivo
Algumas vezes uma reunião tem como foco resolver problemas. Se existe um problema central que deve ser resolvido naquela reunião, ele deve ser seu grande foco. Antes de falar sobre outras coisas, fale sobre ele até que ele seja resolvido.
Se existe mais de um problema para ser resolvido, você deve escolher qual vai ser a ordem de abordagem. Isso é muito importante, você não vai começar a falar de um enquanto não resolver outro, senão tudo vai virar uma grande bola de neve.
Você puxa o assunto de um problema, todo o foco da sala vai ser nele, e assim que ele for resolvido você faz o mesmo com o próximo, até que todos os problemas da sala tenham sido resolvidos, e assim a reunião pode acabar.
Em resumo, conduzir uma reunião pode ser difícil no começo, mas com o preparo certo, você vai pegar o jeito, e com o tempo cada uma das reuniões feitas por você e por sua equipe, vão ser mais produtivas.
