Por que a guarda de documentos ambientais é tão importante?

Muito se questiona sobre a guarda de documentos, especialmente no que diz respeito a documentação ambiental. Por quanto tempo a empresa deve guardá-los, bem como quais registros, do mesmo modo ao que se faz com os exemplares trabalhistas e fiscais?

A guarda de maneira correta, considerando tanto o prazo de armazenagem, como a forma e manutenção dos arquivos, pode ser um verdadeiro desafio para as empresas. Assim, zelar pela guarda correta é extremamente importante para a empresa, evitando o descarte dos dados antes do período necessário.

Trata-se de uma ação indispensável para que a empresa mantenha um histórico de suas atividades e mudanças, bem como para que possa se defender em fiscalizações e ações judiciais. Além disso, o tempo correto de armazenamento e preservação de cada item depende da natureza e do seu objetivo.

Papéis relacionados ao sistema tributário (como comprovantes de impostos, PIS, DASN e Sistemas Eletrônicos de Escrituração Fiscal) devem ser preservados por até 5 anos. Já o armazenamento dos títulos trabalhistas e previdenciários (como guias de recolhimento e FGTS), deve ser de pelo menos 30 anos.

Muitas vezes, indica-se apenas a guarda de registros relativos aos tributos e os comprovantes trabalhistas. No entanto, pouco ou quase nada se fala sobre os ambientais.

Todavia, levando em consideração os riscos ambientais e a sua imprescritibilidade no âmbito cível, já decidida pelo STF, aconselha-se a guarda de determinados documentos que possam ter repercussão na esfera ambiental de forma permanente e indeterminada. Além da imprescritibilidade na esfera civil, a empresa deve fazer prova de que não cometeu determinada irregularidade, haja vista a inversão do ônus da prova (Súmula 618, STJ). 

Portanto, sem uma política bem definida de guarda desses materiais, pouco provável que a empresa consiga se defender de possíveis ações judiciais futuras, questionando-se a destinação inadequada de resíduos ou mesmo a contaminação ambiental.

Assim, licenças ambientais e a comprovação do cumprimento de suas condicionantes devem ser guardadas de forma permanente. Já as licenças de produtos químicos controlados, bem como seus mapas de controle, podem ser guardadas por apenas cinco anos, conforme previsão em lei específica.

Outros registros importantes a serem protegidos são as avaliações ambientais dos sites e/ou investigações de áreas contaminadas e resultados de auditorias. Isto porque a questão de passivos ambientais, além de extremamente custosa, impacta na imagem da empresa.

Além disso, as questões que envolvem resíduos sólidos, como contratos, notas fiscais emitidas pelas subcontratadas quanto os tickets de pesagem dos resíduos devem ser mantidos sob a guarda da empresa por prazo indeterminado. É importante ressaltar que a NF-e é o arquivo XML assinado e autorizado digitalmente. Quanto aos tickets, basta manter as cópias digitalizadas em arquivo.

Assim, recomenda-se que a empresa, de acordo com a atividade exercida, estado e município em que está instalada, elabore uma matriz de prazo para a guarda de documentos. Especialmente, para os casos em que não há prazos e procedimentos legais bem definidos.

Mais do que simplesmente elaborar esse documento, é importante implementar uma política de gestão e controle, para uma minimização dos riscos ambientais, objetivando um menor impacto futuro, seja financeiro ou mesmo reputacional, à empresa.

Como exemplo: